Los registros de los proveedores se procesan solos, las diferencias aparecen el mismo día de la operación y el cierre deja de depender de si hoy vino el contable.
la diferencia se ve el mismo día
integraciones con lectura de registros
divisas en un mismo informe
No porque el contable calcule mal, sino porque hay más datos de los que caben en una jornada.
Un proveedor manda un CSV por correo, otro deja un fichero en SFTP, el tercero solo ofrece una exportación desde su panel. Cada formato es propio y cada uno cambia sin avisar.
Para entonces la operación está cerrada, el dinero pagado, y el proveedor responde que el plazo de reclamación venció. El coste del error crece con cada día de silencio.
La hoja con las fórmulas vive en su ordenador. Mientras está de vacaciones el día no cierra, y eso no es una hipótesis sino una causa habitual de informes fuera de plazo.
El registro se carga solo, se cuadra automáticamente y la persona solo mira lo que no cuadró.
El fichero se recoge de SFTP, del correo o por API, según el calendario del operador. La lectura del formato se configura una vez y sobrevive a que el proveedor cambie sus columnas.
La operación se busca por identificador, importe, fecha y referencia del proveedor. Si las claves no coinciden, la línea no se pierde: pasa a revisión con el motivo indicado.
Lo que coincide se cierra sin intervención. Quedan cuatro casos: falta en nuestro lado, falta en el del proveedor, difiere el importe, difiere la comisión.
La conciliación automática no sustituye al contable: cambia aquello a lo que dedica el día. En vez de trasladar líneas de un fichero a una hoja, resuelve excepciones: por qué el proveedor retuvo una comisión superior a la pactada, por qué una devolución pasó dos veces, por qué una operación existe en nuestro lado y no en el suyo. Ese trabajo no se automatiza, y ahí la persona es insustituible.
El sentido económico está en cuándo se detecta. Una diferencia encontrada el mismo día se comenta con el proveedor en caliente y suele cerrarse con una corrección suya. La misma diferencia encontrada un mes después se convierte en reclamación y, un trimestre después, en pérdida. La distancia entre esos dos desenlaces es el valor de la conciliación automática.
Otra ventaja es un cierre de periodo previsible. Cuando la conciliación es diaria y no deja cola, el informe mensual se compone de días ya cuadrados en lugar de reconstruirse. Y el auditor recibe un registro en vez de una hoja con fórmulas: qué fichero se cargó y cuándo, qué se cuadró con qué, quién resolvió cada diferencia y en qué momento.
Dos asistentes de configuración. El operador los recorre por su cuenta, sin desarrollo.
Origen del fichero, calendario de recepción, lectura del formato, reglas de cuadre y tratamiento de las diferencias.
El sentido inverso: un informe programado al socio o a contabilidad, en el formato acordado y por un canal seguro.
Conviene hacer la primera pasada con el registro de ayer: las diferencias se ven de inmediato y las reglas de cuadre pueden ajustarse antes de que la conciliación entre en calendario.
Regístrese y conecte usted mismo un registro a la conciliación automática. Haga la primera pasada con los datos de ayer: las reglas de cuadre se ven de inmediato.
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