Anbieterregister werden automatisch ausgewertet, Abweichungen fallen am Tag der Transaktion auf, und der Tagesabschluss hängt nicht mehr daran, ob heute jemand aus der Buchhaltung da ist.
Abweichung am selben Tag sichtbar
Anbindungen mit Registerauswertung
Währungen in einem Bericht
Nicht weil die Buchhaltung schlecht rechnet, sondern weil mehr Daten anfallen, als in einen Arbeitstag passen.
Ein Anbieter schickt eine CSV per Mail, der zweite legt eine Datei auf SFTP, der dritte bietet nur einen Export aus dem Portal. Jedes Format ist eigen, und jedes ändert sich ohne Ankündigung.
Dann ist die Transaktion längst geschlossen, das Geld ausgezahlt, und der Anbieter verweist auf die abgelaufene Reklamationsfrist. Der Schaden wächst mit jedem stillen Tag.
Die Tabelle mit den Formeln liegt auf ihrem Rechner. Während sie im Urlaub ist, schließt der Tag nicht — das ist keine Hypothese, sondern ein typischer Grund für verpasste Meldungen.
Das Register lädt sich selbst, gleicht automatisch ab, und ein Mensch sieht nur, was nicht zusammenpasst.
Die Datei wird von SFTP, aus der Mailbox oder über die API abgeholt — nach dem Zeitplan des Betreibers. Die Formatauswertung wird einmal eingerichtet und übersteht neue Spalten beim Anbieter.
Eine Transaktion wird über Kennung, Betrag, Datum und Anbieterreferenz gesucht. Passen die Schlüssel nicht, geht die Zeile nicht verloren, sondern in die Klärung — mit Angabe des Grundes.
Übereinstimmendes schließt ohne Zutun. Vier Fälle bleiben: fehlt bei uns, fehlt beim Anbieter, Betrag weicht ab, Gebühr weicht ab.
Der automatische Abgleich ersetzt die Buchhaltung nicht — er ändert ihre Arbeit. Statt Zeilen aus einer Datei in eine Tabelle zu übertragen, klärt sie Ausnahmen: warum der Anbieter mehr Gebühr einbehalten hat als vereinbart, warum eine Rückerstattung zweimal lief, warum eine Transaktion bei uns steht und bei ihm nicht. Das lässt sich nicht automatisieren, und genau dort ist der Mensch unersetzlich.
Der wirtschaftliche Kern liegt im Zeitpunkt der Entdeckung. Eine am Transaktionstag gefundene Abweichung wird frisch mit dem Anbieter besprochen und meist durch dessen eigene Korrektur erledigt. Dieselbe Abweichung einen Monat später wird zur Reklamation, ein Quartal später zur Abschreibung. Der Unterschied zwischen diesen Ausgängen ist der Wert des automatischen Abgleichs.
Ein weiterer Gewinn ist der planbare Periodenabschluss. Läuft der Abgleich täglich und bleibt kein Rest, entsteht der Monatsabschluss aus bereits stimmigen Tagen, statt neu aufgebaut zu werden. Und die Prüfung erhält kein Tabellenblatt, sondern ein Protokoll: welche Datei wann geladen wurde, was wem zugeordnet ist, wer welche Abweichung wann geklärt hat.
Zwei Einrichtungsassistenten. Der Betreiber durchläuft sie selbst — ohne Entwicklung.
Dateiquelle, Annahmezeitplan, Formatauswertung, Zuordnungsregeln und der Umgang mit Abweichungen.
Die Gegenrichtung: ein geplanter Bericht an den Partner oder an die Buchhaltung, im vereinbarten Format über einen gesicherten Kanal.
Den ersten Lauf macht man am besten mit dem Register von gestern: Abweichungen sind sofort sichtbar, und die Zuordnungsregeln lassen sich korrigieren, bevor der Abgleich in den Zeitplan geht.
Registrieren Sie sich und schließen Sie ein Register selbst an den automatischen Abgleich an. Den ersten Lauf machen Sie mit den Daten von gestern — die Zuordnungsregeln zeigen sich sofort.
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